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Reisekosten

8. Juli 2016

Inhalt

1    Allgemeines

2    Die erste Tätigkeitsstätte

2.1 Bedeutung

2.2 Ortsfeste betriebliche Einrichtung

2.3 Zuordnung durch Arbeitgeber

2.4 Quantitative Zuordnungskriterien

2.5 Sammelpunkte und weiträumige Arbeitsgebiete

3    Fahrtkosten

3.1 Nutzung öffentlicher Beförderungsmittel

3.2 Nutzung des privaten Fahrzeugs

4    Verpflegungsmehraufwand

4.1 Höhe der Pauschalen

4.2 Dreimonatsfrist

4.3 Kürzung der Pauschalen

5    Übernachtungskosten

6    Reisenebenkosten

7    Arbeitgeber erstattet Reisekosten

8    Gemischt veranlasste Reisen

9    Was umsatzsteuerlich zu beachten ist

 

1 Allgemeines

Seit dem 01.01.2014 gilt ein grundlegend neues Reisekostenrecht. Dieses Merkblatt erklärt Ihnen, wann eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt (bei der Sie viele Kosten in der Steuererklärung abrechnen können) und wann ein Einsatz an einer ersten Tätigkeitsstätte angenommen werden muss, für den Sie nur die Entfernungspauschale in Anspruch nehmen können. Durch die großzügigere Rechtsprechung zur Aufteilung gemischter Aufwendungen, die von der Finanzverwaltung übernommen wurde, haben sich die steuerlichen Absetzungsmöglichkeiten bei Reisen deutlich verbessert: Reisekosten können auch dann Werbungskosten oder Betriebsausgaben sein, wenn eine Reise neben beruflichen auch (abgrenzbare) private Elemente enthält. Wird beispielsweise der Urlaub mit dienstlichen Terminen verbunden oder werden an einen Fachkongress ein paar freie Tage zur Entspannung angehängt, lassen sich die Kosten für die An- und Abreise anteilig steuerlich geltend machen.

Zu den Reisekosten zählen die folgenden Aufwendungen, wenn diese durch eine beruflich zumindest mitveranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers oder Selbständigen entstehen:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Eine Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer oder Selbständiger vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Entscheidend ist im steuerlichen Reisekostenrecht daher die Frage, ob bzw. wo der Erwerbstätige eine erste Tätigkeitsstätte unterhält (siehe Punkt 2).

 

Beispiel

Ein Arbeitnehmer verlässt morgens seine Wohnung und fährt statt zu seiner ersten Tätigkeitsstätte zu einem Kunden, um wichtige Vertragsverhandlungen zu führen.

Lösung

Der Arbeitnehmer ist außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig geworden. Infolgedessen ging er einer Auswärtstätigkeit nach, so dass er Reisekosten als Werbungskosten abrechnen kann (bzw. sich Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen kann).

 

Dieses Merkblatt gibt Ihnen Auskunft über sämtliche steuerlichen Aspekte

  • von der Abgrenzung einer privat veranlassten von einer dienstlich notwendigen Reise
  • über die aktuelle Behandlung von gemischten (privat und beruflich veranlassten) Aufwendungen
  • bis hin zu den Besonderheiten beim Frühstück im Hotel.

Die gleichen Regeln gelten grundsätzlich auch für Selbständige (Unternehmer, Freiberufler, Landwirte), die statt Werbungskosten für ihre Geschäftsreise Betriebsausgaben absetzen.

 

Hinweis

Bei einer Dienstreise besteht grundsätzlich gesetzlicher Unfallversicherungsschutz durch die Berufsgenossenschaften. Die Versicherungsprämien gehören nicht zum Arbeitslohn des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber allein aus dem Vertrag berechtigt ist. Sämtliche Bar- oder Sachleistungen aus der gesetzlichen Unfallversicherung sind steuerfrei.

Versicherungsschutz besteht allerdings nicht „rund um die Uhr“. Versichert sind vielmehr lediglich solche Tätigkeiten, die mit dem Beschäftigungsverhältnis rechtlich wesentlich zusammenhängen.

 

2 Die erste Tätigkeitsstätte

2.1 Bedeutung

Der bisherige Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ wurde im Einkommensteuergesetz (EStG) ab dem 01.01.2014 durch den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Zudem wurden die gesetzlichen Voraussetzungen vollkommen neu definiert, nach denen sich eine erste Tätigkeitsstätte bestimmt.

Für Sie als Erwerbstätiger ist es steuerlich von äußerst hoher Bedeutung, ob und wo Sie eine erste Tätigkeitsstätte im Sinne des EStG begründen. Denn für Einsätze an einer ersten Tätigkeitsstätte können Sie keine Reisekosten wie etwa Verpflegungsmehraufwendungen oder Fahrtkosten mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer in der Steuererklärung geltend machen (bzw. sich steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen). Vielmehr können Sie die Fahrtkosten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte nur in Höhe der Entfernungspauschale (0,30 € pro Entfernungskilometer, zudem Deckelung bei 4.500 € pro Jahr bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel) abziehen. Sofern Sie einen Firmenwagen für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nutzen, müssen Sie hierfür zudem einen geldwerten Vorteil versteuern.

 

Hinweis

Steuerlich günstig ist es, wenn Sie gar keine erste Tätigkeitsstätte im steuerlichen Sinne begründen oder wenn Sie häufig außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind.

 

2.2 Ortsfeste betriebliche Einrichtung

Eine erste Tätigkeitsstätte kann ab 2014 nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung

  • des Arbeitgebers,
  • eines verbundenen Unternehmens (beispielsweise der Tochtergesellschaft) oder
  • eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (etwa eines Kunden oder Entleihers)

sein.

Hinweis

Fahrzeuge, Flugzeuge und Schiffe sind keine ersten Tätigkeitsstätten. Das gilt auch für das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers („Home-Office“). Falls das Finanzamt diese Orte bei Ihnen ab 2014 als erste Tätigkeitsstätte einstufen sollte, können Sie auf die neue Rechtslage verweisen. Das neue Recht regelt zudem, dass Arbeitnehmer je Dienstverhältnis nur maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben können.

Als ortsfeste betriebliche Einrichtung werten die Finanzämter auch Baucontainer auf einer Großbaustelle, die längerfristig mit dem Erdreich verbunden sind (z.B. Baubüros).

 

2.3 Zuordnung durch Arbeitgeber

Ob Sie eine erste Tätigkeitsstätte haben, richtet sich ab 2014 primär nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen Ihres Arbeitgebers, das heißt: Ortsfeste betriebliche Einrichtungen werden zur ersten Tätigkeitsstätte, wenn Sie als Arbeitnehmer dorthin dauerhaft zugeordnet wurden. Ob eine solche Zuordnung vorliegt, müssen die Finanzämter anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen prüfen sowie nach ergänzenden Absprachen und Weisungen (mehr dazu unter Punkt 2.3.1).

Die Tatsache, dass der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer einer bestimmten Tätigkeitstätte zugeordnet hat, genügt allein jedoch noch nicht zur Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte. Es muss hinzukommen, dass der Arbeitgeber diese Zuordnung auch dauerhaft vorgenommen hat (siehe hierzu Punkt 2.3.2).

 

2.3.1 Dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung

Arbeitgeber können nach der neuen Rechtslage relativ frei bestimmen, welchen Ort sie dem Arbeitnehmer als erste Tätigkeitsstätte zuordnen. Allerdings darf die Zuordnung nicht völlig losgelöst vom beabsichtigten Einsatzort sein.

 

Beispiel

Der Arbeitgeber ordnet dem Arbeitnehmer eine Betriebsstätte zu. Tatsächlich werden dort aber nur die Personalakten des Arbeitnehmers geführt, tätig wird dieser nur in einer ganz anderen Betriebsstätte.

Lösung

Das Finanzamt erkennt die Betriebsstätte nicht als erste Tätigkeitsstätte an, da der Arbeitnehmer dort überhaupt nicht tätig ist. Die Zuordnung des Arbeitgebers „auf dem Papier“ hat somit keine steuerliche Bedeutung.

 

Das Bundesfinanzministerium (BMF) setzt für die steuerliche Anerkennung der arbeitgeberseitigen Zuordnung voraus, dass der Arbeitnehmer an dem zugeordneten Ort zumindest in einem ganz geringen Umfang tätig werden soll (indem er dort beispielsweise Auftragsbestätigungen abholt). Für die Zuordnung reicht es auch nicht aus, wenn der Arbeitnehmer an den zugeordneten Ort nur Krank- oder Urlaubsmeldungen per Post oder durch Dritte (z.B. Familienangehörige) zustellt – Vor­aussetzung ist das persönliche Erscheinen des Arbeitnehmers am zugeordneten Ort. Nicht erforderlich ist, dass der qualitative Tätigkeitsschwerpunkt des Arbeitnehmers an der zugeordneten Tätigkeitsstätte liegt. Damit die dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung des Arbeitnehmers vom Finanzamt anerkannt wird, sollte sie zudem eindeutig dokumentiert werden. Folgende Nachweise erkennen die Finanzämter unter anderem an:

  • Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag
  • Protokollnotizen
  • dienstrechtliche Verfügungen
  • Einsatzpläne
  • Reise-Richtlinien
  • Reisekostenabrechnungen
  • Organigramme des Arbeitgebers

Auf eine Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte können die Finanzämter auch aus dem Umstand schließen, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für dortige Einsätze keine Reisekosten gezahlt oder für die Fahrten dorthin geldwerte Vorteile (bei Dienstwagennutzung) besteuert hat.

 

Hinweis

Die Entscheidung, ob bzw. wo der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich festlegt, kann durchaus von steuerstrategischen Überlegungen geleitet sein. Arbeitgeber sollten einzelfallabhängig – und am besten zusammen mit ihrem Steuerberater – überprüfen, ob bzw. in welchem Fall eine Zuordnungsentscheidung überhaupt steuerlich sinnvoll für ihre Arbeitnehmer ist. Trifft der Arbeitgeber keine Zuordnungsentscheidung, wird die erste Tätigkeitsstätte nach sogenannten quantitativen Kriterien des EStG bestimmt (mehr dazu unter Punkt 2.4).

 

2.3.2 Dauerhaftigkeit der Zuordnung

Eine erste Tätigkeitsstätte infolge der Zuordnung durch den Arbeitgeber liegt nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer sie dauerhaft getroffen hat. Hiervon geht das Finanzamt insbesondere dann aus, wenn

  • der Arbeitnehmer unbefristet,
  • für die komplette Dauer des (unbefristeten oder befristeten) Dienstverhältnisses oder
  • über einen Zeitraum von 48 Monaten

an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.

 

Beispiel

Ein Architekt wurde befristet angestellt. Für die Dauer des Arbeitsverhältnisses hat ihn sein Arbeitgeber einem bestimmten Tätigkeitsort zugeordnet.

Lösung

Da der Architekt für die gesamte Dauer seines befristeten Dienstverhältnisses einem Ort zugeordnet worden ist, hat er dort seine erste Tätigkeitsstätte.

 

Hinweis

Die Finanzverwaltung geht bei einer sogenannten Kettenabordnung nicht von einer dauerhaften Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte aus, wenn die einzelne Abordnung jeweils einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten umfasst. Damit können Arbeitgeber und Arbeitnehmer das Entstehen einer ersten Tätigkeitsstätte vermeiden, wenn sie bei einer über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus geplanten Tätigkeit eine Kettenabordnung nutzen. Die Abordnung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber wird auf 48 Monate befristet und, falls der Arbeitnehmer auch nach Ablauf dieser Frist an diesem Ort weiterhin tätig sein sollte, wird der Arbeitnehmer erneut auf maximal 48 Monate befristet durch den Arbeitgeber abgeordnet.

 

2.4 Quantitative Zuordnungskriterien

Sofern der Arbeitgeber eine Tätigkeitsstätte nicht dienst- oder arbeitsrechtlich festgelegt hat oder die Zuordnung nicht eindeutig ist, „zündet“ das EStG die nächste Prüfungsstufe: Dann müssen die Finanzämter anhand des zeitlichen Umfangs der Arbeitseinsätze des Arbeitnehmers prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt (quantitative Zuordnungskriterien).

Das Gesetz bestimmt, dass eine erste Tätigkeitsstätte in diesem Fall an dem Ort anzunehmen ist, an dem der Arbeitnehmer

  • typischerweise arbeitstäglich,
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
  • je Arbeitswoche mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden soll.

Diese an der Arbeitsdauer ausgerichtete Betrachtung setzt ebenfalls einen dauerhaften Einsatz voraus. Zudem ist hier erforderlich, dass der Arbeitnehmer an den Einsatzorten auch seine eigentlichen beruflichen Tätigkeiten ausübt. Deshalb kann eine Arbeitsstätte beispielsweise keine erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer dort zwar typischerweise arbeitstäglich tätig wird, jedoch nur sein Firmenfahrzeug oder seinen Lkw abholt oder lediglich Auftragsbestätigungen einreicht.

 

Beispiel 1

Ein Monteur wurde von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet. Er holt aber täglich sein Arbeitsgerät auf dem Firmengelände in Regensburg ab.

Lösung

Der Arbeitnehmer sucht den Ort zwar arbeitstäglich auf, hat dort aber nach den quantitativen Kriterien keine erste Tätigkeitsstätte, weil er dort nicht seinem eigentlichen Beruf nachgeht, sondern nur vorbereitende Tätigkeiten ausübt.

 

Beispiel 2

Ein Busfahrer muss seinen Bus bei Arbeitsbeginn stets an wechselnden Stellen im Stadtgebiet aufnehmen; mindestens einmal die Woche begibt er sich in die Geschäftsstelle seines Verkehrsbetriebs, um dort seine Kasse abzurechnen.

Lösung

Die Geschäftsstelle kann aufgrund der quantitativen Kriterien nicht zur ersten Tätigkeitsstätte werden, da der Busfahrer dort nicht seine eigentlichen beruflichen Tätigkeiten ausübt. Sein Arbeitgeber kann ihn aber arbeitsrechtlich der Geschäftsstelle zuordnen, so dass seine erste Tätigkeitsstätte dann dort zu verorten ist.

 

Wenn Arbeitnehmer an mehreren Orten tätig sind, die alle die quantitativen Kriterien erfüllen (beispielsweise Einsatz an zwei Orten je Woche mit jeweils zwei bzw. drei vollen Arbeitstagen), kann der Arbeitgeber einen Ort als erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Ohne eine solche Bestimmung gilt diejenige Arbeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

 

Hinweis

Diese gesetzliche Regelung ist durchaus arbeitnehmerfreundlich, denn die Fahrten zu den weiter entfernt liegenden Einsatzorten kann der Arbeitnehmer dann nach Reisekostengrundsätzen (0,30 € pro gefahrenem Kilometer, gegebenenfalls mit Verpflegungsmehraufwand) abrechnen. Daher kann es sich lohnen, wenn der Arbeitgeber keine Bestimmung zum Arbeitsort trifft.

 

2.5 Sammelpunkte und weiträumige Arbeitsgebiete

Wenn Arbeitnehmer nach den vorgenannten Kriterien (also durch arbeitgeberseitige Zuordnung oder quantitative Kriterien) keine erste Tätigkeitsstätte begründen, bedeutet dies jedoch noch nicht, dass sie stets sämtliche berufliche Fahrten nach Reisekostengrundsätzen abrechnen dürfen. Wenn der Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers arbeitstäglich einen sogenannten Sammelpunkt aufsuchen muss, wie etwa ein Busdepot, einen Fährhafen oder einen Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, so dürfen die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesen Orten nur mit der Entfernungspauschale abgerechnet werden (obwohl keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt!). Denn das Gesetz fordert, dass diese Fahrten „wie“ Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt werden. Dasselbe gilt für Fahrten zu weiträumigen Tätigkeitsgebieten, die der Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers zur Aufnahme seiner Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich aufsuchen muss.

 

Hinweis

Kein steuerlich nachteiliger Sammelpunkt liegt hingegen vor, wenn sich Arbeitnehmer an einem „privat organisierten“ Ort treffen, um von dort eine Fahrgemeinschaft zu bilden. Denn in diesem Fall hat der Arbeitgeber diesen Ort nicht bestimmt, so dass die Fahrten dorthin nach Reisekostengrundsätzen abgerechnet werden dürfen.

 

Die gute Nachricht für Arbeitnehmer ist, dass die Sammelpunktregelung nur den Abzug der Fahrtkosten einschränkt. Für die anderen Kostenarten liegt weiterhin eine auswärtige berufliche Tätigkeit vor, so dass Arbeitnehmern auch bei Sammelpunkten Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten zustehen.

 

Beispiel

Ein Busfahrer muss arbeitstäglich 30 km von seiner Wohnung zu seinem Busdepot fahren, um dort seinen Bus entgegenzunehmen. Er verlässt morgens um 6 Uhr die Wohnung und kehrt um 16 Uhr zurück.

Lösung

Die Fahrten zum Depot dürfen nur mit der Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer, somit mit 9 € täglich als Werbungskosten abgerechnet werden. Gleichwohl darf der Arbeitnehmer pro Tag einen Verpflegungsmehraufwand von 12 € geltend machen, da er sich mehr als acht Stunden außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte aufhält.

 

Von der Regelung zu weiträumigen Tätigkeitsgebieten sind insbesondere Hafen- und Forstarbeiter oder Zusteller betroffen. Der Abzug von Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten bleibt allerdings auch in diesen Fällen erlaubt. Auch dürfen die Fahrten innerhalb des weiträumigen Arbeitsgebiets weiterhin nach Reisekostengrundsätzen (mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer) steuerlich abgesetzt werden.

 

Hinweis

Das BMF hat allerdings ausdrücklich erklärt, dass Schornsteinfeger sowie Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen, oder mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen zuhause betreuen, nicht von der Fahrtkostenkappung bei weiträumigen Tätigkeitsgebieten betroffen sind. Das heißt: Sie können ihre Fahrtkosten weiterhin nach Reisekostengrundsätzen abrechnen (auch die Anfahrten zu ihrem Gebiet).

 

3 Fahrtkosten

Unter absetzbaren Fahrtkosten versteht man im steuerlichen Reisekostenrecht die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Es können aber stattdessen auch pauschale Kilometer­sätze zum Abzug kommen. Ähnlich sieht es beim Selbständigen (Unternehmer, Freiberufler) aus, der Betriebsausgaben für seine Geschäftsreisen geltend macht. Es muss wie folgt unterschieden werden:

 

3.1 Nutzung öffentlicher Beförderungs­mittel

Benutzen Sie ein öffentliches Beförderungsmittel (beispielsweise die Bahn oder das Taxi) bei einer Auswärtstätigkeit, dann ist der entrichtete Fahrpreis absetzbar. Wurden Zuschläge gezahlt, so sind diese ebenfalls anzusetzen.

 

3.2 Nutzung des privaten Fahrzeugs

Nutzen Sie Ihr privates Fahrzeug bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, können Sie einen Kostenabzug nach den folgenden beiden Varianten vornehmen:

 

3.2.1 Tatsächliche Kosten

Sie können die tatsächlichen Kosten abziehen. Dabei müssen Sie den Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden (beruflichen) Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht.

Zunächst müssen somit die

  • Gesamtkosten des Fahrzeugs,
  • die Jahresfahrleistung und
  • die beruflich gefahrenen Kilometer

ermittelt werden.

Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs rechnen dabei

  • die Benzin- bzw. Dieselkosten,
  • die Wartungs- und Reparaturkosten,
  • die Kosten einer Garage am Wohnort,
  • die Kfz-Steuer,
  • Aufwendungen für die Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen,
  • die Absetzungen für Abnutzung sowie
  • Zinsen für ein Darlehen, das für die Anschaffung des Pkw aufgenommen worden ist.

Nutzen Sie ein geleastes Kfz, so gehört auch eine Leasingsonderzahlung im Kalenderjahr der Zahlung in voller Höhe zu den Gesamtkosten.

Demgegenüber gehören nicht zu den Gesamtkosten

  • Kosten infolge von Verkehrsunfällen,
  • Park- und Straßenbenutzungsgebühren,
  • Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen sowie
  • Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.

Der Berechnung der Abschreibungen ist im Regelfall eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen.

 

Beispiel

Ein Arbeitnehmer hat sich am 01.01.2016 einen Neuwagen angeschafft. Der Bruttokaufpreis beträgt 24.000 €.

Lösung

Bei einer angenommenen Nutzungsdauer von sechs Jahren ergibt sich eine jährliche Abschreibung von 4.000 €, die in die Gesamtkosten des Fahrzeugs einfließt.

 

Hinweis

Die mühevolle Berechnung der tatsächlichen Fahrzeugaufwendungen anstatt des Ansatzes von Kilometerpauschalen (siehe Punkt 3.2.2) lohnt sich insbesondere bei einem kostenintensiven Fahrzeug (teurer Kaufpreis und hohe Unterhaltungsaufwendungen).

 

3.2.2 Pauschale Kilometersätze

Statt die anteiligen tatsächlichen Kosten abzuziehen, können Sie auch pauschale Kilometersätze ansetzen, und zwar:

  • bei einem Pkw 0,30 € je gefahrenem Kilometer,
  • bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen 0,20 € je gefahrenem Kilometer.

 

Beispiel

Ein Arbeitnehmer ist an fünf Tagen auswärtig (außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte) tätig. Die Entfernung zu seinem auswärtigen Arbeitsort beträgt 20 km. Er nutzt seinen privaten Pkw.

Lösung

Er kann seine Fahrtkosten für zwei Fahrten (Hin- und Rückfahrt) wie folgt als Werbungskosten geltend machen:

5 Tage x 0,30 € x 20 km x 2 = 60 €

 

Hinweis

Neben den Kilometersätzen können Sie auch etwaige außergewöhnliche Kosten ansetzen, wenn diese Ihnen durch Fahrten entstanden sind, für die Sie die Kilometersätze angesetzt haben.

 

Die als Reisekosten erfassten Fahrtkosten können Sie nur als Werbungskosten abziehen, soweit sie Ihnen nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet worden sind.

Die pauschalen Kilometersätze gelten unvermindert auch dann, wenn der Arbeitnehmer keine eigene Fahrzeug-Vollversicherung, sondern der Arbeitgeber eine Dienstreise-Kaskoversicherung für ein Kfz des Arbeitnehmers abgeschlossen hat. Die Prämienzahlung des Arbeitgebers an die Dienstreise-Kaskoversicherung führt bei Arbeitnehmern auch nicht zu einem Lohnzufluss.

 

4 Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungskosten während Auswärtstätigkeiten können Sie nur in Höhe von Pauschalen geltend machen (sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen); die tatsächlichen Kosten können Sie leider nicht ansetzen.

Hinweis

Die Pauschalen können Sie als Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten abziehen oder sich vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen.

 

4.1 Höhe der Pauschalen

Ab 01.01.2014 gelten neue abziehbare Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. Es wird nun wie folgt zwischen eintägiger und mehrtägiger Auswärtstätigkeit unterschieden:

 

4.1.1 Eintägige Auswärtstätigkeit

Für eine eintägige Auswärtstätigkeit im Inland ohne Übernachtung, bei der ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, steht ihm eine Pauschale von 12 € zu.

 

Beispiel 1

Ein Arbeitnehmer ist an zehn Tagen von 8 Uhr bis 18 Uhr auswärts beruflich tätig.

Lösung

Da er mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann er Werbungskosten wie folgt ansetzen:

10 Tage x 12 € = 120 €

 

Auch bei auswärtigen Tätigkeiten, die über Nacht (also über zwei Kalendertage verteilt) ausgeübt werden, kann die 12-€-Pauschale zum Zuge kommen. Die auf die beiden Tage entfallenden Abwesenheitszeiten können dabei zusammengerechnet werden. Die Verpflegungspauschale ist dann für den Tag abziehbar, an dem der überwiegende Teil der Abwesenheit liegt.

 

Beispiel 2

Ein Kurierfahrer ist über Nacht von 20.00 Uhr bis 5.30 Uhr beruflich unterwegs. Seine Wohnung verlässt er bereits um 19.30 Uhr, um 6.00 Uhr morgens kehrt er dorthin zurück. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt nicht vor.

Lösung

Seine Abwesenheitszeiten werden für den zweiten Kalendertag berücksichtigt, weil an diesem Tag der zeitlich überwiegende Teil der Auswärtstätigkeit liegt. Da er aufgrund der Zusammenrechnung der Abwesenheitszeiten insgesamt mindestens acht Stunden tätig war, kann er eine Verpflegungspauschale von 12 € abziehen.

 

4.1.2 Mehrtätige Auswärtstätigkeit

Für die An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung (im Inland) außerhalb der Wohnung kann der Arbeitnehmer (ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit) eine Pauschale von jeweils 12 € ansetzen. Unerheblich ist dabei, ob er die Reise von der Wohnung, der ersten Tätigkeitsstätte oder einem anderen Einsatzort aus antritt.

Für die Kalendertage der auswärtigen beruflichen Tätigkeit, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist (sogenannte Zwischentage), steht ihm eine Pauschale von 24 € zu.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer soll für seine Firma an einer zweitägigen Messe in Stuttgart teilnehmen. Er reist hierzu am Vortag der Messe an, betreut an zwei Tagen den Messestand und reist am vierten Tag zurück.

Lösung

Für den An- und Abreisetag kann er jeweils 12 € geltend machen. Dabei ist unerheblich, wann er an diesen Tagen von der Wohnung losgefahren bzw. wieder dorthin zurückgekehrt ist. Für die zwei Zwischentage stehen ihm jeweils 24 € zu, so dass er Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von insgesamt 72 € geltend machen kann.

 

Hinweis

Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung auch dann vorliegt, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daran eine Übernachtung am Tag sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Unerheblich ist auch, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen (z.B. beim Schlafen im Bus oder Lkw nicht der Fall).

 

4.2 Dreimonatsfrist

Wie zuvor ist der Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen auch ab 2014 weiterhin auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Danach können keine Pauschalen mehr abgezogen oder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.

Die Frist läuft jedoch erneut an, wenn die längerfristige berufliche Tätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Der Grund für diese Unterbrechung ist hierbei steuerlich nicht relevant.

 

Beispiel

Ein Arbeitnehmer soll für seinen Arbeitgeber einen neuen Standort in Norddeutschland aufbauen. Hierzu begibt er sich zunächst für zwei Monate nach Flensburg (auswärtige Tätigkeit), macht danach einen vierwöchigen Urlaub und setzt danach seine Arbeit für weitere drei Monate in Flensburg fort.

Lösung

Da der Urlaub für eine mindestens vierwöchige Unterbrechung gesorgt hat, kann der Arbeitnehmer für insgesamt fünf Monate Verpflegungsmehraufwendungen abziehen.

 

Die Dreimonatsfrist gilt nicht, solange die berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich ausgeübt wird. Somit können Verpflegungsmehraufwendungen in diesen Fällen ohne zeitliche Begrenzung vom Arbeitnehmer abgezogen werden – obwohl monatelang immer dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.

Die Kappung der Pauschalen nach drei Monaten gilt auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer in Fahrzeugen, Flugzeugen oder auf Schiffen tätig ist.

 

4.3 Kürzung der Pauschalen

Sofern dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird, müssen die abziehbaren Verpflegungspauschalen des Arbeitnehmers gekürzt werden, und zwar um

  • 20 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bei einem Frühstück,
  • 40 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit jeweils bei einem Mittag- oder Abendessen.

Da die Tagespauschale im Inland bei 24 € liegt, muss bei inländischen Auswärtstätigkeiten somit eine Kürzung um 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen erfolgen. Diese Kürzung erfolgt jedoch maximal bis auf 0 €. Es können somit keine negativen Verpflegungsmehraufwendungen entstehen (z.B. bei Vollverpflegung durch den Arbeitgeber und einer unter 24-stündigen Abwesenheit).

Die Finanzverwaltung hat zudem klargestellt, dass auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z.B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein kann – und damit zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Der Maßstab für die Einordnung ist dabei, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung eine der genannten Mahlzeiten ersetzt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird – es muss sich also um eine der im Gesetz genannten Mahlzeiten handeln. So handelt es sich beispielsweise bei Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, nicht um einen Ersatz einer der genannten Mahlzeiten. Konsequenz: Hier muss die Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden.

 

5 Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind ebenfalls als Reisekosten abzugsfähig. Hier müssen Sie allerdings Folgendes beachten:

Als Werbungskosten abziehbar sind die tatsächlichen Übernachtungskosten, sofern der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten nicht steuerfrei erstattet hat. Übernachtungspauschalen sind nicht mehr abzugsfähig. Der Aufwand für ein Hotel muss durch Belege nachgewiesen werden.

Der Arbeitgeber darf bei Inlandsreisen entweder die nachgewiesenen Übernachtungskosten steuerfrei an den Arbeitnehmer erstatten oder – wie bisher – ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 €. Für Übernachtungen im Ausland kann er die Übernachtungskosten (ohne Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen) mit bestimmten vom BMF festgelegten Pauschbeträgen steuerfrei erstatten (siehe Punkt 11).

Bei längerfristigen beruflichen Tätigkeiten an derselben inländischen Tätigkeitsstätte darf der Arbeitnehmer nach Ablauf von 48 Monaten nur noch Unterkunftskosten bis maximal 1.000 € pro Monat als Werbungskosten abziehen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen. Diese Kappung gilt jedoch nur für inländische Übernachtungen.

Aus den Hotelrechnungen müssen Sie die Kosten für das Frühstück sowie das Mittag- und Abendessen herausrechnen. Werden diese Kosten in der Rechnung nicht separat ausgewiesen, sind bei einer Auswärtstätigkeit im Inland pro Nacht

  • für ein Frühstück 20 % und
  • für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 %

des am Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden abzuziehen (Kürzungsbeträge im Inland: 4,80 € für ein Frühstück, 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen).

Ist in der Rechnung die Beherbergungsleistung gesondert ausgewiesen und daneben ein Sammelposten für Nebenleistungen, ohne dass der Preis für die Verpflegung erkennbar ist, so ist die vorangehende Kürzung für ein Frühstück und ein Mittag- oder Abendessen ebenfalls auf den Sammelposten für Nebenleistungen anzuwenden. Der verbleibende Teil des Sammelpostens kann gegebenenfalls als Reisenebenkosten berücksichtigt werden (siehe Punkt 6).

 

Hinweis

Der Umsatzsteuersteuersatz für Beherbergungsleistungen liegt bei 7 %. Die Kosten für das Frühstück unterliegen hingegen dem Regelsteuersatz von 19 %.

 

6 Reisenebenkosten

Als abzugsfähige Reisenebenkosten kommen zum Beispiel die folgenden Aufwendungen in Betracht:

  • Beförderung und Aufbewahrung des Gepäcks
  • Kosten einer Reisegepäckversicherung
  • Telefongebühren und Porto
  • Kosten für Garagen und Parkplätze
  • Mautgebühren
  • Trinkgelder
  • Wertverluste bei Diebstahl des für die Reise notwendigen persönlichen Gepäcks (nicht abziehbar sind aber der Verlust von Geld und Schmuck)
  • Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen

Dagegen liegen beispielsweise keine Reisenebenkosten vor bei den Aufwendungen für:

  • private Ferngespräche
  • Massagen
  • Minibar
  • Pay-TV

Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber steuerfrei nur in Höhe der tatsächlich angefallenen Aufwendungen erstatten. Dazu muss ihm der Arbeitnehmer Unterlagen vorlegen, aus denen sich die tatsächlichen Aufwendungen ergeben.

7 Arbeitgeber erstattet Reisekosten

Oftmals trägt der Arbeitgeber beruflich veranlasste Reisekosten, anstatt seine Belegschaft mit diesen zu belasten. Die Aufwendungen kann er auf drei verschiedenen Wegen erstatten.

  • Ersetzt der Arbeitgeber die als Werbungskosten abzugsfähigen Reiseaufwendungen, ist der erstattete Betrag kein steuerpflichtiger Arbeitslohn und unterliegt auch nicht der Sozialversicherung. Zahlt der Arbeitgeber weniger, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen.
  • Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten nach festen Sätzen, bleiben nur diejenigen Beträge steuerfrei, die auch als Werbungskosten abziehbar wären. Im Einzelfall kann es dann dazu kommen, dass Lohnsteuer auf die überhöhte Erstattung als Arbeitslohn anfällt.
  • Der Arbeitnehmer erstattet Verpflegungsmehraufwendungen pauschal. Dies bleibt in Höhe der Pauschbeträge steuerfrei und kann bis zum Doppelten der Pauschbeträge pauschal mit 25 % vom Betrieb versteuert werden.

 

Beispiel

Bei einer mindestens achtstündigen Abwesenheit zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer pauschal 26 € aus. Davon bleiben 12 € steuerfrei (Pauschale), die darüber hinausgehenden 12 € können pauschal lohnversteuert werden und die restlichen 2 € unterliegen der individuellen Lohnbesteuerung.

 

Hinweis

Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung ersichtlich werden. Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

 

8 Gemischt veranlasste Reisen

Früher konnten Arbeitnehmer ihre Ausgaben für einen Messebesuch, eine Fachtagung oder den Besuch von Geschäftspartnern des Arbeitgebers nur dann als Werbungskosten absetzen, wenn sie dabei (nahezu) ausschließlich berufliche Termine wahrnahmen und private Motive nur eine ganz untergeordnete Bedeutung hatten.

Aufgrund eines Grundsatzurteils des Bundesfinanzhofs (BFH) erkennt der Fiskus mittlerweile jedoch die Kosten der An- und Abreise auch dann anteilig an, wenn ein beruflicher Aufenthalt aus privaten Gründen verlängert wird bzw. wenn während des Aufenthalts sowohl berufliche als auch private Termine wahrgenommen werden. Ist dies der Fall, können Arbeitnehmer den Reiseaufwand anteilig als Werbungskosten geltend machen.

Lassen sich die Aufwendungen klar erkennbar auf einen beruflichen und einen privaten Teil aufschlüsseln, sind die auf den beruflichen Teil entfallenden Aufwendungen als Werbungskosten abziehbar. Der Arbeitgeber kann sie gegen Nachweis insoweit auch steuerfrei erstatten. Zu den abziehbaren bzw. steuerfrei erstattungsfähigen Kosten gehören bei den Reisekosten unter anderem Kongressgebühren, Hotelkosten und Verpflegungsmehraufwendungen für denjenigen Reiseteil, der dem beruflichen Anlass zuzuordnen ist. Die Aufteilung in einen privaten und einen beruflich veranlassten Reiseteil lässt sich im Regelfall über die zeitliche Komponente lösen.

Beispiel

Ein Angestellter verbringt sieben Tage im Ausland: An vier Tagen besucht er eine Fachmesse, drei Tage nutzt er zur Erholung.

Lösung

Er kann 4/7 der Flugkosten, des Verpflegungsmehraufwands und der Hotelrechnung steuerlich geltend machen. Hinzu kommen die beruflich veranlassten Messegebühren in voller Höhe.

 

Der berufliche Anteil einer Reise darf allerdings nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Wer also zwei Wochen in Spanien seinen Sommerurlaub verbringt und dort an einem Nachmittag einen Geschäftspartner oder eine Messe besucht, kann seine Kosten auch weiterhin nicht anteilig absetzen. Dies gilt gleichermaßen, wenn

  • die jeweils nicht unbedeutenden beruflichen und privaten Zeitanteile derart eng ineinandergreifen, dass eine Trennung nicht möglich ist, oder
  • eine berufliche und private Doppelmotivation für die Reise vorliegt (z.B. bei Reise eines Sprachlehrers in das Land der von ihm gelehrten Fremdsprache).

 

Hinweis

Als Arbeitnehmer müssen Sie die (anteilige) berufliche Veranlassung einer Auswärtstätigkeit gegenüber Ihrem Finanzamt nachweisen. Nur wenn Sie den beruflichen Zeitanteil der Reise dokumentiert haben, gelingt der Werbungskostenabzug. Hierzu müssen Sie festhalten, an welchen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang eine berufliche Veranlassung vorlag. Als Nachweise für den Verlauf der Reise können zum Beispiel Fahrtenbücher, Tankquittungen oder Hotelrechnungen dienen. Erfüllen Sie die Nachweispflichten nicht hinreichend, geht das zu Ihren Lasten.

 

Der berufliche Anlass lässt sich beispielsweise auch mit dem Einladungsschreiben eines Kunden oder Lieferanten zum Geschäftstreffen oder mit Lehrgangs- bzw. Seminarunterlagen dokumentieren. Diese müssen

  • die Dauer der Fortbildung,
  • den Inhalt und
  • die Teilnehmerzusammensetzung

enthalten.

Die Rechtsprechungsänderung können auch Unternehmer und Freiberufler im Rahmen einer Geschäftsreise nutzen. Sie setzen dann gewinnmindernde Betriebsausgaben an.

 

Beispiel

Ein Arzt besucht einen Fachkongress im Ausland. Er reist Samstagmorgen an und die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück.

Lösung

Die Kosten für zwei Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich betrieblich veranlasst und daher vollständig abziehbar. Die Flugkosten sind dagegen gemischt (privat und betrieblich) veranlasst, also entsprechend aufzuteilen (drei Tage beruflich, sechs Tage privat) und somit zu 1/3 abzugsfähig. Den Verpflegungspauschbetrag gibt es ebenfalls für drei Tage.

 

Denkbar ist ein anteiliger Werbungskostenabzug auch bei Hausbesitzern, wenn sie zum Beispiel ihrer vermieteten Immobilie im Schwarzwald oder an der Ostsee für Reparaturarbeiten einen Besuch abstatten und diesen Anlass für ein verlängertes Wochenende nutzen.

Keine Chance auf einen steuerlichen Abzug haben hingegen private Sparer, die etwa eine Hauptversammlung oder ein Fachseminar zur Geldanlage besuchen. Denn im Rahmen der Kapitaleinkünfte können bereits seit 2009 keine Werbungskosten mehr geltend gemacht werden; abziehbar ist lediglich der Sparer-Pausch­betrag von 801 € pro Person.

 

9 Was umsatzsteuerlich zu beachten ist

Ein Vorsteuerabzug setzt voraus, dass für den Aufwand eine Einzelrechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis ausgestellt worden ist. Aus Pauschalen lassen sich keine Vorsteuerbeträge geltend machen. Bei Fahrausweisen und Kleinbetragsrechnungen bis 150 € gelten umsatzsteuerrechtliche Erleichterungen (weniger Rechnungsangaben erforderlich).

Folgende weitere Besonderheiten sollten Sie beachten:

  • Die Rechnung muss eindeutig auf den Unternehmer ausgestellt sein. Hierauf müssen besonders Arbeitnehmer auf Dienstreisen achten!
  • Bei Verpflegungskosten von Arbeitnehmern reicht es nicht, wenn der Arbeitgeber nur die Pauschalen erstattet.
  • Wird ein privater Pkw für die Reise genutzt, kann aus den Kilometerpauschalen keine Vorsteuer abgesetzt werden. Kein Problem sind hingegen Bahn- oder Flugtickets.

Vergessen Sie nicht die Vorsteuerbeträge aus den Nebenkosten. Quittungen über Eintrittsgelder oder Parkgebühren zählen ebenfalls.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rechtsstand: März 2016